El Notariado Es un servicio público descentralizado por colaboración e incompatible con el ejercicio de autoridad o jurisdicción. Las atribuciones de las que han sido investidos los notarios implican un sometimiento al régimen jurídico fijado por el legislador y aparejan el control, inspección y vigilancia que ejerce la superintendencia de Notariado y Registro. Igualmente asume la responsabilidad derivada de la regularidad Formal de los documentos Autorizados, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados. De acuerdo a lo anterior nuestras funciones son:
Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir solemnidad.
Autorizar el reconocimiento espontaneo de documentos privados.
Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros notarios que las tengan registradas ante ellos.
Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordene protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.
Expedir copias certificaciones según el caso de los documentos que reposan en sus archivos.
Dar testimonio escrito con fines Jurídico – probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
Intervenir en el otorgamiento, extensión u autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley Civil deban otorgarse ante ellos.
Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.
Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritos en la Ley.
Llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la Notaría: el Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Índice Anual; y el Libro de Actas de Visita.
Y demás funciones que le otorgue la Ley y los decretos reglamentarios.
Los trámites más comunes que adelanta este Despacho fedatario son los siguiente y la normatividad que sustentan los mismos son los siguientes
- El divorcio: Es la anulación del contrato de matrimonio que trae como consecuencia la disolución y liquidación de la sociedad conyugal, además se establecen las responsabilidades en relación con la custodia de los hijos y la división en común de las propiedades o el patrimonio. Este acto jurídico está regulado por el Decreto 4436 de 2005, compilado por el Decreto 1069 de 2015.
- Declaración de la unión marital de hecho: Es un trámite notarial en el que los compañeros permanentes declaran a través de escritura pública en forma libre y espontánea, la existencia de la convivencia o unión de forma continua permanente y singular. Función consagrada en el numeral 5 del artículo 617 del Código General de Proceso y reglamentada en la sección 2 subsección 5 del Decreto 1069 de 2015.
- Matrimonio: Es un contrato por medio del cual dos personas deciden unirse para procrear, vivir juntos y hacer vida marital. Esta función se desarrolla en los artículos 113 a 151 del Código Civil y en los Decretos leyes 2668 de 1988 y 1556 de 1989.
- Reconocimiento de documentos privados: Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el Notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. Esta función está contemplada en los artículos 68 al 72 del Decreto Ley 960 de 1970, el artículo 244 de la Ley 1564 de 2012 y el artículo 2.2.6.1.2.4.1 del Decreto 1069 de 2015.
- Autenticaciones: El notario da testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la persona que la haya registrado ante el, previa confrontación de las dos. Esta competencia notarial está contemplada en los numerales 3 y 4 del artículo 3 del Decreto Ley 960 de 1970 y desarrollada entre los artículos 73 y 77, y adicionalmente los artículos 2.2.6.1.2.5.1 y 2.2.6.1.2.5.2 del Decreto 1069 de 2015.
- De las protocolizaciones: La protocolización consiste en incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expedientes o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él, para su guarda y conservación, o que cualquier persona le presenta al notario con los mismos fines. Consagrado en el artículo 3 del Decreto Ley 960 de 1970 y desarrollado en los artículos 56 a 58 del mismo estatuto.
- De las copias: El notario puede expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposen en su archivo, por medio de la transcripción literal de unas y otros o de su reproducción mecánica. Esta función está consagrada en el artículo 3 numeral 7 del Decreto Ley 960 de 1970 y en los artículos 2.2.6.1.2.6.1 a 2.2.6.1.2.6.4 de Decreto 1069 de 2015.
- Los testamentos: Declaración voluntaria de una persona expresando lo que quiere que se haga con sus bienes después de su fallecimiento; es un acto solemne sometido a ciertos requisitos de forma y en el que necesariamente debe acatar el heredero o beneficiario. Esta asignación está contemplada en los numerales 9 y 10 del Decreto Ley 960 de 1970 y desarrollada e los artículos 59 a 67 del mismo Decreto Ley y artículos 2.2.6.1.2.3.1 a 2.2.6.1.3.6 del Decreto 1069 de 2015 y los artículos 1055 a 1086 del Código civil.
- Del inventario solemne de bienes propios de menores bajo patria potestad o mayores discapacitados: Este trámite notarial consiste en que quien pretenda contraer matrimonio, unión marital de hecho, declarar sociedad patrimonial de hecho y tenga hijos menores de edad bajo patria potestad o mayores incapaces, con persona diferente al otro progenitor del menor o mayores incapaces, deberán presentar el inventario solemne de bienes cuando los esté administrando o una declaración de inexistencia de los mismos. El Decreto 2817 de 2006 les asigna esta función a los notarios que está sustentada en los artículos 169 y 170 del Código Civil. De la misma manera el Código General del Proceso en el numeral tercero del artículo 617 y el Decreto 1069 de 2015 sección 2, subsección 3 mentas trámite ante notario.
- Liquidación y adjudicación de herencia (sucesión): Es un trámite notarial que busca liquidar y adjudicar el patrimonio dejado el causante. Función establecida en los Decretos Leyes 902 de 1988 y 1729 de 1989.
- Declaraciones extraprocesales: Podrán presentarse ante Notario bajo la gravedad de juramento, declaraciones para fines extraprocesales, las cuales tendrán el alcance de las rendidas ante el Juez. Autorización establecida en el Decreto Ley 1557 de 1989.
- De las conciliaciones: La conciliación constituye un mecanismo alternativo de solución de conflictos, es decir, la posibilidad de solucionar los conflictos en forma pacífica y acordada. La legislación que faculta a los notarios, para realizar conciliaciones es la Ley 640 de 2001 y desarrollada en el Decreto compilatorio 1069 de 2015.
- Constitución de patrimonio de familia inembargable: Es una medida de protección que se impone a un predio con el propósito de salvaguardar los intereses económicos de un grupo familiar y este se efectúa ante una notaría y se eleva a través de escritura pública. El artículo 37 de la Ley 902 de 2005, reglamentada por el Decreto 2817 de 2006 y compilada por el Decreto 1069 de 2015, les otorga esta competencia a los notarios.
Normatividad
LEYES:
Constitución Política de Colombia.
https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Constitucion/1687988
Ley 57 de 1887
Sobre adopción de Códigos y unificación de la legislación nacional
https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1789030
Ley 1564 de 2012
Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1564_2012.html
Ley 588 de 2000
Por medio de la cual se reglamenta el ejercicio de la actividad notarial.http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0588_2000.html
Ley 1996 de 2019
Por medio de la cual se establece el régimen para el ejercicio de la capacidad legal de las personas con discapacidad mayores de edad.
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1996_2019.html
Ley 54 de 1990
Por la cual se definen las uniones maritales de hecho y régimen patrimonial entre compañeros permanentes.
https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1607782
DECRETOS:
Decreto 1069 de 2015
Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho.
https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30019870
Decreto 960 de 1970
Por el cual se expide el Estatuto del Notariado. http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto_0960_1970.html
Decreto 1260 de 1970
Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las Personas https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1254136
Decreto 2158 de 1970
Por el cual se modifica y adiciona el Decreto-ley número 1260 de 1970 y se dictan otras disposiciones
https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1409947
Decreto 2668 de 1988
Por el cual se autoriza la celebración del matrimonio civil ante Notario público https://www.suinjuriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1478913
Decreto 902 de 1988
Por el cual se autoriza la liquidación de herencias y sociedades conyugales vinculadas a ellas ante notario público y se dictan otras disposiciones
https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1187399
RESOLUCIONES:
Resolución 12795 y 12796 del 2021
Expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro
Por la cual se fijan los subsidios en dinero para garantizar la prestación de servicio notaria en las notarías de insuficientes recursos para el 2021
https://www.supernotariado.gov.co/transparencia/normatividad/resoluciones/